10 tipů pro interní auditory

Interní audity jsou mocným nástrojem, který pomáhá organizacím zjistit, kde jsou efektivní a kde se musí zlepšit, aby se mohly rozvíjet. Přesto má mnoho organizací s procesy interního auditu potíže. Následující tipy pomohou interním auditorům a vedoucím programu auditu plně rozvinout potenciál interního auditu.

1 Určení společného cíle

Proč pořádáte interní audit? Jaký přínos má pro vaši organizaci? Pokud chcete, aby se na auditu podíleli všichni, věta „je to povinné“ vám pravděpodobně nepomůže. Místo toho začněte rozhovor a ujasněte si cíl interního auditu. Je to jen prostředek k zajištění shody s předpisy, nebo krok k optimalizaci procesů? Ujistěte se, že jste zkontrolovali soulad s externími a interními požadavky, ale nezůstávejte jen u toho. Požádejte auditovaného o jeho nápady a návrhy na zlepšení a zahrňte je do své zprávy.

2 Zapojení vyššího managementu

Jako vedoucí programu auditu můžete pomoci vrcholovému vedení převzít vedoucí úlohu tím, že využijete audit jako nástroj vedení. Projednejte obsah programu auditu s vrcholovým vedením, požádejte je, aby vyčlenili dostatek času a zdrojů pro tento proces, a průběžně je informujte o výsledcích a následných opatřeních. Tímto způsobem zvýšíte prestiž programu auditu a zajistíte, že vyšší vedení podpoří vaše rozhodnutí týkající se obsahu a procesu.

3 Naplánujte si dostatek času

Udělejte si z interních auditů prioritu! Naplánujte si dostatek času na proces auditu na začátek každého období, nikoliv na jeho konec. Udělejte čas věnovaný auditu cenným a přínosným tím, že se ponoříte do důležitých témat vybraných vrcholovým vedením (viz výše). Zprávy připravujte hned po rozhovoru, kdy máte detaily ještě v čerstvé paměti. Dodržujte svůj plán a dobře využívejte vyhrazený čas. Užívejte si osobní kontakt s auditovanými osobami a važte si výsledků. Tímto způsobem zajistíte, že interní audit nebude jen poslední věcí na vašem seznamu, která se odsouvá, až se nakonec vůbec neuskuteční.

4 Buďte připraveni

Dobrý proces interního auditu začíná přípravou. Určete si významná témata auditu a nezapomeňte zvážit návrhy vedoucího programu auditu nebo vyššího vedení. Přečtěte si dřívější auditní zprávy, interní nebo externí stížnosti a nápravná opatření týkající se daného tématu. Projděte si postupy procesu, který se chystáte auditovat, a vytvořte si užší seznam témat, o kterých chcete hovořit. Dále identifikujte konkrétní rizika a příležitosti pro každé téma. Dbejte na to, abyste je zahrnuli do celého auditu. Přípravná fáze je vhodnou příležitostí požádat o pomoc vedoucího programu nebo kolegy, pokud máte pochybnosti o rizicích a příležitostech. Měli byste také požádat auditovaný subjekt, aby definoval svá rizika a příležitosti.

5 Poslouchejte a učte se

S ohledem na přípravu využijte všech svých schopností a mějte otevřenou mysl, abyste z auditu vytěžili co nejvíce. Jakmile se zúčastníte rozhovoru, ujistěte se, že se každému subjektu věnujete podrobně a shromažďujete objektivní důkazy o dodržování či nedodržování předpisů. Vysvětlete cíle a užitečnost procesu a vyzvěte auditovaný subjekt k odhalení relevantních důkazů a nápadů, abyste zvýšili kvalitu své zprávy a urychlili následná opatření. Soustřeďte se na průběh auditu a drahocenný čas strávený s kolegou. Co nejvíce se vyhýbejte vyrušování. Otázky, které se netýkají auditu, řešte jindy. Pamatujte: audit není kontrola s jednoduchým kontrolním seznamem, ale rozhovor s auditovaným.

6 Rozvíjejte dovednosti svých auditorů

Interní audit vyžaduje širokou škálu dovedností. Školení auditorů poskytuje auditorům solidní základy, ale je to pouze výchozí bod. Stejně jako u jiných rolí by organizace měly zvážit zavedení řízení kompetencí interních auditorů. To by mělo zahrnovat pohovor/nábor, školení a rozvoj kompetencí, hodnocení výkonu a přijímání opatření v případě špatného výkonu. Významnou roli v rozvoji auditorů mají vedoucí programu auditu. Ti musí udržovat motivaci týmu auditorů a zasáhnout vždy, když se auditoři nebo auditované osoby chovají problematicky. Jako vedoucí programu auditu můžete pořádat doškolovací semináře a organizovat účast na interních auditech, abyste získali lepší představu o tom, co se děje a co je pro program auditu potřebné.

7 Podělte se o úspěchy

Jako vedoucí programu auditu přemýšlejte o tom, jak se podělit o úspěchy z interních auditů. Informujte své auditory o následných opatřeních. Jaká opatření byla přijata a s jakými výsledky? Navrhněte způsob, jak o úspěších a potížích hovořit v rámci týmu auditorů. Jak se můžete vzájemně motivovat a učit se z úspěchů? Nic nemotivuje více než sdílení úspěchů.

8 Přechod z PDCA na CAPD

Mnoho auditorů používá k auditu neustálého zlepšování model PDCA. Kroky PDCA jsou v mnoha organizacích dobře zavedené, nicméně čas na části iterativní metody „kontrola“ a „úprava“ je často příliš krátký. Než přijde auditor, je příliš mnoho času věnováno plánování a provádění. Alternativním přístupem je zahájit cyklus v jiném bodě a přejít z PDCA na CAPD. Tím se pozornost přesune na obtížnější fáze kontroly a úpravy, kterým je zase vyhrazeno více času. Chcete-li přejít z PDCA na CAPD, zeptejte se auditovaných osob, jak hodnotí účinnost svého procesu, a nechte je předložit důkazy o opatřeních přijatých v případě, že kontrola prokázala nesoulad nebo nedostatečnou účinnost.

9 Zůstaňte nestranní

Zůstat nezaujatý, pokud jde o proces a účinky interního auditu, znamená, že se ujistíte, že neexistuje žádná souvislost mezi tématem a vaší současnou nebo poslední bývalou funkcí. Neměli byste mít žádné zájmy ani zájem na konkrétním výsledku auditu. Ze stejných důvodů byste neměli auditovat svého přímého nadřízeného nebo podřízeného. Vaše audity by se nikdy neměly dostat do konfliktu s jakýmkoli hodnocením výkonu, které jste poskytli nebo obdrželi. Před přijetím auditu se ujistěte, že jste nestranní, a o důvodech nepřijetí auditu se obraťte na vedoucího programu auditu.

10 Užijte si práci auditora!

Interní auditoři mají jednu z nejzajímavějších rolí v organizaci. Máte možnost poznat jiné části společnosti a mluvit s lidmi, se kterými byste jinak přišli do styku jen málo. To vám umožní získat přehled o celé škále činností vaší organizace. Naleznete hlubší respekt k ostatním lidem, jejich rolím a úspěchům. Navíc možná zjistíte, že techniky a dovednosti auditu, které jste se naučili ovládat, se vám budou hodit možná i v jiných oblastech vašeho pracovního i soukromého života. Interní audit vám zlepší život!

Zdroj: Aaldert Schaap, Senior Trainer

V případě zájmu o školení interních auditorů nebo provedení interního auditu  dle požadavků IFS Food, BRCGS Food, FSSC 22000, BRCGS Packaging Materials nebo TESCO Standards mě kontaktujte na e-mail leona.holinkova@seznam.cz, tel.: 603 899 255 nebo přes kontaktní formulář zde.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *